Опубліковано 11 листопада 2024 у кейсах if.team
Ганна Пічкур
Копірайтер, if.team
Олег Фролов
CEO, if.team
Обтяжені проєктами креатори прагнуть необтяжених інтерфейсів! Хай там як, однак це гасло точно могло б описати потреби компанії Diez agency. Простота майбутнього ERP-рішення мала сприяти ефективному менеджменту креативної команди — ключового користувача програми та рушійної сили рекламної продакшн-агенції, що створює тренди та просуває бренди. Для цього компанія шукала єдину платформу, яка б з одного боку забезпечувала комфортне середовище для співпраці творчих людей, а з іншого — комплексну прогнозовану бізнес-аналітику для прийняття виважених управлінських рішень.
Один інструмент замість тисячі вкладок, один дашборд замість безлічі нудних таблиць, і один рік, як команда Diez agency успішно користується всіма цими можливостями. Дізнайтеся з перших вуст, як if.team допомагає керувати проєктами в креативній індустрії, чому рекламна продакшн-агенція віддала перевагу українському рішенню перед бельгійським odoo та як вона вплинула на поточний функціонал ERP-системи за цей рік (спойлер: колосально).
Ніша: диджитал-маркетинг і контент-продакшн
Розмір компанії: 7 людей
Час користування if.team: 1 рік
Diez agency — це київська рекламна агенція з продакшном повного циклу, що займається креативним просуванням брендів — компаній та особистостей. Команда успішно працює на диджитал ринку з 2011 року, а з грудня 2023-го робить це ще ефективніше разом з онлайн-сервісом if.team.
Творчий колектив із 7 спеціалістів забезпечує виробництво та просування медіаконтенту під ключ — від ідеї до оцінки ефективності кожної рекламної кампанії та відеоролика. Один такий челендж являє собою цілий скоуп завдань на шляху до реалізації маркетингової стратегії бренду. А брендів на просуванні невеликої агенції чимало. Задовольнити потреби всіх своїх клієнтів і їхніх споживачів допомагає ERP-система if.team.
Нарешті компанія знайшла просте рішення, що забезпечує продуктивну роботу колективу та водночас дає простір для творчості. Не дивно, що саме команда Diez agency стала бустером важливих апдейтів if.team, зокрема гнучких полів у рамках інтерфейсу. Функція кастомізації відкрила нові можливості для адаптації системи під унікальні потреби не лише рекламної продакшн-агенції, а й будь-якого проєктного бізнесу. Однак про це — трохи згодом.
IT-трансформації Diez agency передував вибір між двома сервісами — українським стартапом if.team і найбільш встановлюваним у світі бельгійським софтом odoo. Що допомогло if.team у, здавалося б, нерівній боротьбі систем, схилити шальки терезів на свій бік? На те було 3 головні причини:
1) User friendly інтерфейс і простий онбординг. Компанія, що має більш ніж 10-річний досвід управління креативною командою, добре розуміє, що на старті оптимізації бізнес-процесів стоять передусім люди. Тому найпершою умовою під час вибору ERP-системи був дружній інтерфейс, який би сприяв ефективній і швидкій адаптації співробітників до нового робочого інструменту.
Крім того, що if.team має функціональний і водночас інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс, він цілком і повністю побудований на болях проєктного менеджменту. А тому, на відміну від універсальної програми odoo, найкраще відповідає потребам сервісних компаній.
Перевантажена різними модулями бельгійська система апріорі складніша у впровадженні, не кажучи вже про можливості кастомізації під специфічні потреби проєктного бізнесу. На противагу odoo гнучка платформа if.team пропонує послуги з розробки додаткових функцій, кастомних модулів та інтеграцій. Якраз звідси й випливає другий вирішальний фактор вибору ERP-системи для менеджменту креативної команди Diez agency.
2) Швидкий і безпроблемний доступ до технічної підтримки. Такі старожили ринку ERP-систем, як odoo, часто програють у швидкості реагування на звернення користувачів. Для невеликих же стартапів оперативність у розв’язанні технічних проблем — це важлива можливість для постійного вдосконалення продукту, що до того ж сприяє зміцненню довіри користувачів. На противагу багаторівневій організації технічної підтримки, притаманній великим компаніям, в if.team усе набагато простіше: в комунікації з клієнтами IT-служба завжди на віддалі руки, точніше — кліка.
Не можна сказати, що якщо компанія веде якийсь облік в табличці, то це однозначно погано. Бо це просто, а просто — це вже непогано.
— CEO Webnauts Олег Фролов
Чуйна техпідтримка if.team стала вирішальною і для команди Binary Future, що займається розробкою сайтів на Shopify. Раніше канадська компанія вела проєкти в ClickUp і мігрувала до нас пів року тому. Дізнатися більше про процес і результати впровадження системи if.team в IT-компанії Binary Future можна в нашому бізнес-кейсі.
3) Зрозуміла бізнес-аналітика як на долоні. Важливим аргументом на користь if.team для власника рекламної продакшн-агенції стала фінансова сторона ERP-системи, що вигідно вирізняє її серед інших сервісів для проєктного менеджменту. Це ключовий набір інструментів, що надає повне уявлення про фінанси не лише в розрізі поточних проєктів (графік згоряння бюджету), а й всієї компанії — (інтерактивні звіти P&L і CashFlow).
Промовисті дашборди візуалізують загальну картину як фактичних, так і запланованих доходів і витрат у реальному часі в межах одного екрану. Відтепер власнику Diez agency немає потреби перемикатися між обліком, аналізом і управлінням — if.team демонструє стан і тенденцію фінансів у взаємозв’язку з іншими операційними процесами компанії.
Отже, рекламна продакшн-агенція відмовилася від універсальної ERP-системи odoo на користь рішення, спеціально створеного під потреби проєктного менеджменту. І не прогадала. Команда швидко інтегрувала сервіс у роботу й так само швидко взяла розробників if.team на абордаж.
Буквально з першої демонстрації продукту керівна команда Diez agency сповна використовує можливості кастомізації системи. За рік співпраці розробники if.team встигли отримати та реалізувати великий перелік вимог, який сьогодні додає ефективності не лише Diez agency, а й десяткам інших компаній.
1) Інтеграція з Google Calendar і Telegram — функція, що дозволяє синхронізувати робочий обліковий запис if.team з календарем і месенджером. Активні користувачі Google зможуть додавати завдання з if.team до свого календаря, а прихильники Telegram — отримувати сповіщення в офіційному боті месенджера про будь-які зміни в робочих проєктах.
2) Діаграма Ґанта — незамінний інструмент для проєктних команд, які цінують час. А хто, як не продакшн-компанія, знає ціну кожній хвилині? Творцям медіаконтенту важливо не тільки детально планувати таймінг знімального дня, а й завжди тримати його під рукою.
До зустрічі з Diez agency діаграма Ґанта в системі if.team дозволяла планувати роботу за днями, відтепер — погодинно. Так, оновлена розробниками діаграма отримала ще один режим відображення завдань, а креативна команда — зручний інструмент для планування та координації роботи всіх учасників, які залучені не лише в препродакшні, а прямо на знімальному майданчику:
3) Гнучкі поля — потужна фіча, що дозволяє самостійно та максимально заточити інтерфейс if.team під унікальні потреби компанії, зокрема процеси з виробництва медіаконтенту. Кастомні поля можуть містити дані різних типів: текст, опис, дату, час, випадний список, покликання, мітку, чек-бокс, число тощо. Тому можливості кастомізації системи корисні багатьом іншим компаніям-користувачам if.team, зокрема геймдев-студії Play Fusion Labs, про яку ми писали в нашому кейсі. Наразі функція створення додаткових полів доступна в завданнях, але згодом вона буде втілена в проєктах і профілях користувачів if.team.
4) Utm-мітки — CRM-інструмент, який дозволяє оцінювати якість лідів за різними джерелами трафіку (Facebook, Instagram, Google Ads абощо). Невипадкова функція, що виникла з легкої подачі маркетингової команди Diez agency, відтепер працює на благо всім корпоративним користувачам if.team. Вона допомагає виявляти найвигідніші канали для залучення потенційних клієнтів, ефективно розподіляти рекламний бюджет і збільшувати рентабельність інвестицій.
Менеджмент креативної команди — це завжди балансування на межі контролю і свободи творчості. З огляду на те, що full circle компанія Diez agency давно працює на диджитал-ринку, не менше часу вона приділяє роботі з employee experience. Адже саме від позитивного досвіду творчого колективу залежать результати та показники проєктів — рекламних кампаній і медіапродуктів, які вона створює, а значить — і успіх усієї рекламної продакшн-агенції.
Employee experience реалізується не лише у фізичному та культурному, а й технологічному середовищі, що має особливе значення для віддалених працівників. І тому досвід співробітників у компанії здебільшого залежить від досвіду користування системою, що впроваджена в цій компанії. Саме тому Diez agency довго шукала рішення, що стане для команди не інструментом репресій, яке ускладнює життя, а помічником, який дає змогу вивільнити час на креативні завдання та бачити своє місце в проєкті та компанії.
З ERP-рішенням від if.team маркетинговій команді Diez agency легко реалізувати свій творчий потенціал і рухати проєкти вперед. Операційна ефективність і повна фінансова картина бізнесу дає керівникові цінну аналітику та більше часу для справді важливих речей — стратегічного планування та підвищення конкурентоспроможності в мінливому ландшафті цифрової реклами.
Своєю чергою величезний досвід компанії Diez agency, що працює з проєктами понад 10 років, дає якісний зворотний зв’язок і цінні ідеї покращень if.team, які наші розробники радо втілюють у життя. Це і є win-win результат — максимально корисний продукт для менеджменту талановитих проєктних команд.
Втомилися від хаотичного управління проєктами та не розумієте, куди витрачається час і гроші?
Спробуйте об’єднати всі процеси та ресурси в межах єдиної платформи if.team. Запишіться на демонстрацію продукту та потестуйте його разом зі своєю командою впродовж безплатного 7-денного періоду.
