Опубліковано 30 травня 2025 у кейсах if.team
Владислав Чесноков
Копірайтер, if.team
Олег Фролов
CEO, if.team
Зміна ERP-системи для креативних агентств — завжди непростий крок. Особливо якщо ви — команда з налагодженими процесами, постійним потоком проєктів та високим навантаженням. Навіть якщо нова платформа пропонує більше можливостей — просто взяти та перейти не вийде. Це вимагає часу, обговорень та великої довіри до продукту.
Цей кейс саме про це. Про те, як команда cre8 протягом майже року приймала рішення, надавала фідбек і в результаті стала активним користувачем if.team. І про те, як ми разом робимо ERP для креативних агентств if.team кращою.
Cre8 — креативне агентство, яке працює з великою кількістю дизайн-проєктів і створює якісний користувацький досвід з бізнес-орієнтованим підходом. Вони ретельно аналізують нішу, конкурентів та поведінку користувачів, щоб будувати проєкти з фокусом на довгостроковий результат — від одного до п’яти років. Cre8 системно підходять до роботи й ставляться до кожного проєкту як до свого.
Для управління такими складними процесами cre8 шукали надійне рішення. Вони обрали if.team — ERP для креативних агентств, що допомагає об’єднати задачі, проєкти та фінанси в одній системі та підвищити прозорість роботи команди. Перехід тривав майже рік, і далі ми розповімо, як це відбувалося.
Перехід з однієї ERP-системи для креативних агентств на іншу — складний процес, особливо для команд із багатьма проєктами та налагодженими процесами. Для cre8 це стало серйозним випробуванням.
Команда працювала в Hubstaff, і перехід на нову платформу означав перебудову звичних робочих процесів. Рішення про міграцію затягнулося майже на рік — стільки часу cre8 тестували систему, давали зворотний зв’язок і чекали на фічі та зміни, які зроблять if.team зручним саме для них.
За цей час cre8 провели глибокий аналіз if.team — зробили огляд продажів (sales review), огляд управління проєктами (project management review) і огляд фінансів (finances review). Вони уважно вивчили функціонал і часто давали детальні зауваження та рекомендації, допомагаючи нам зрозуміти, як працюють конкуренти й що важливо для команд креативних агентств.
Наприклад, cre8 помітили, що в if.team відсутня можливість прив’язати задачу до клієнта з відображенням терміну виконання прямо у списку контактів — такий фідбек дозволив нам покращити юзабіліті та додати необхідні функції.
Цей детальний підхід допоміг cre8 підготуватися до переходу, а нам — зробити if.team більш ефективною та зручною ERP-системою для креативних агентств.
Перехід на нову ERP-систему для креативних агентств — це не лише рішення, а й реальний процес із багатьма етапами. Для cre8 він проходив поетапно, щоб мінімізувати ризики та зберегти ефективність роботи. Ми повністю підтримуємо клієнтів на кожному кроці переходу і робимо це безплатно — як для cre8, так і для інших команд.
Перший етап — перенесення операційної частини: задачі, проєкти та трекінг роботи. Ми допомогли cre8 повністю мігрувати з Hubstaff, зберігши всю історію та налаштування. Наразі команда ставить задачі, веде бюджети проєктів, складає звіти для клієнтів і контролює активність — усе в if.team.
Другий етап — фінансова міграція. Зараз cre8 поступово переводять фінансові операції та управління бюджетами в if.team. Ми супроводжуємо цей процес, щоб зробити його максимально плавним і безпечним.
Паралельно триває підготовка до третього етапу — інтеграції CRM. Це дозволить cre8 управляти всіма клієнтськими взаємодіями в одній системі.
Такий поетапний підхід — ключ до успішної міграції ERP для креативних агентств. cre8 зробили серйозний і свідомий крок, і ми пишаємось бути частиною цього шляху.
Cre8 активно використовують ERP-систему для креативних агентств if.team як універсальний інструмент для комплексного управління проєктами та ресурсами. Платформа допомагає їм контролювати виконання задач, вести бюджети та формувати звіти — все це в одному місці, що значно спрощує робочі процеси й підвищує прозорість.
В if.team cre8 ставлять задачі з повним описом, термінами та призначенням відповідальних. Одна з головних особливостей — можливість створювати повторювані задачі. Такі задачі налаштовуються один раз і потім періодично створюються заново з потрібною регулярністю — наприклад, щотижневі звіти або рутинні перевірки.
Це дозволяє не забувати про важливі регулярні дії й економить час на планування. При цьому cre8 самі контролюють частоту повторення задач, змінюючи її за потреби.
Також if.team дає гнучкі налаштування доступу:
Такий підхід забезпечує зручність, прозорість і безпеку роботи в команді й з клієнтами, що особливо важливо для креативних агентств із великою кількістю проєктів.
В if.team cre8 мають широкий набір інструментів для аналізу та контролю роботи команди й фінансів. Система дозволяє створювати та дивитись звіти різного рівня — від статистики по кожному співробітнику до загальних даних по всій компанії. Такий функціонал робить if.team надійною ERP-системою для креативних агентств.
Для аналізу робочого часу можна використовувати різні види представлення задач і навантаження: діаграму Ганта, канбан-дошку, список або спеціальний workload-календар — він показує, скільки задач і годин припадає на кожного співробітника в різні дні. Така система звітності добре підходить для ERP-системи для креативних агентств.
При цьому задачі можна фільтрувати за багатьма параметрами: виконавцям, термінам, керівникам, відповідальним, ітераціям, проєктам та іншим. Це дозволяє швидко знаходити потрібну інформацію і контролювати процеси на будь-якому рівні.
Звіти доступні як по всій компанії, так і по окремих проєктах. Особливо корисні фінансові звіти — наприклад, cashflow (грошовий потік), який показує рух грошей: скільки коштів надійшло, скільки було витрачено, а також баланс за обраний період. Cre8 можуть відстежувати ці дані за заздалегідь налаштованими категоріями та ітераціями, що дає точне розуміння фінансового стану проєкту і компанії загалом. Всі ці можливості — типові для хорошої ERP-системи для креативних агентств.
Також в if.team є звіт profit and loss (прибуток і збитки). Він показує, скільки компанія заробила і скільки витратила за певний період. Цей звіт можна переглядати не лише у вигляді графіків, а й у зручній таблиці з деталізацією.
Фінансовий контроль доповнюється інтеграцією з банками — ПриватБанк і Mono, завдяки чому cre8 автоматично отримують дані про платежі та витрати. Це значно полегшує управління бюджетами, відстежування витрат і організацію зарплат співробітників.
Всі ці можливості роблять if.team потужним інструментом ERP для креативних агентств, дозволяючи cre8 і подібним компаніям контролювати проєкти та фінанси на новому рівні.
Окрім того, cre8 активно використовують функцію «time to material» в if.team — це інструмент для точного підрахунку витрат часу та матеріалів на проєкти. Така деталізація допомагає їм більш грамотно оцінювати вартість і рентабельність робіт, а також контролювати бюджет.
Ця функція — важлива частина ефективної ERP-системи для креативних агенцій, яка дозволяє не просто вести проєкти, а керувати ними з максимальною прозорістю та точністю.
Врешті-решт if.team став для cre8 не просто ERP-системою, а надійним помічником у щоденній роботі, який підтримує всі ключові процеси та допомагає приймати обґрунтовані рішення.
Спільна робота cre8 та if.team допомагає робити ERP-систему для креативних агенцій кращою. Платформа if.team уже була створена як хороший інструмент для управління проєктами та фінансами, але саме завдяки зворотному зв’язку та пропозиціям cre8 ми змогли зробити її більш зручною та адаптованою до реальних потреб креативних команд.
Cre8 активно тестують нові функції, дають цінні відгуки та діляться своїм досвідом, допомагаючи нам виявляти важливі нюанси та покращувати ключові процеси — від управління завданнями та звітності до фінансового контролю. Їхній системний підхід та залученість дозволяють робити if.team більш гнучким та ефективним інструментом.
Зі свого боку ми забезпечуємо підтримку cre8 на кожному етапі міграції та розвитку продукту, щоб їм було зручно та комфортно працювати із системою. Це партнерство — приклад того, як ERP-система для креативних агенцій стає кращою завдяки тісній взаємодії двох різних команд.
Наведіть порядок у фінансах із if.team
Запросіть демо — покажемо, як зробити фінансове управління прозорим і підконтрольним.
