Опубліковано 25 жовтня 2024 у кейсах if.team
Ганна Пічкур
Копірайтер, if.team
Олег Фролов
CEO, if.team
Наразі понад 20 компаній менеджерять проєкти в if.team. Однак найпершим клієнтом бета-версії сервісу стала IT-компанія Webnauts. Як команда зістрибнула з палаючого потяга під назвою «Бітрікс24» та почала використовувати ERP в управлінні проєктами через систему if.team, розповідаємо в нашому першому бізнес-кейсі.
Ніша: розробка та просування сайтів, онлайн-сервісів і додатків
Розмір компанії: червень 2023
Час користування if.team: 30-40 щомісяця
Webnauts — IT-компанія, що з 2018 року займається розробкою сайтів, а згодом — онлайн-сервісів і мобільних додатків. Розширення технологічного стека команди (втім, як і самої команди) дало змогу швидко перейти від розробки лендингів на HTML і CSS до високонавантажених проєктів на фреймворках JS, PHP і Python — з UI/UX дизайном, просуванням і всіма позитивними звідси наслідками для бізнесу клієнтів.
З часом компанія стала постачати аутсорсингові послуги та виділяти команди для реалізації проєктів різного масштабу, зокрема стартапів. Це наростальне навантаження на операційну та фінансову діяльність бізнесу підштовхнуло Webnauts до впровадження ERP в управлінні проєктами через інтеграцію вебрішення if.team.
Щоб осягнути темпи зростання компанії, достатньо сказати, що за 4 роки команда Webnauts збільшилася у понад 17 разів: невелика група з 4 фахівців перетворилася на потужний колектив у 70 людей різних спеціальностей. Разом з тим продажами IT-послуг займалося всього 2 sales-менеджери, тому що здебільшого проблем із пошуком клієнтів не було. Проте коли кількість співробітників і проєктів зростає, починає страждати операційна ефективність бізнесу. CEO компанії Олег Фролов згадує:
Я дуже сильно тонув в операційній діяльності та не розумів, що відбувається — я постійно шукав співробітників і не міг своєчасно підвищити ціни на наші послуги. Була така операційна завантаженість, що я не міг більше ніж 3 хвилини займатися чимось одним.
Проблеми з операційкою спричиняли фінансові болі, втамувати які не вдавалося жодному сервісу.
Не можна сказати, що якщо компанія веде якийсь облік в табличці, то це однозначно погано. Бо це просто, а просто — це вже непогано.
— CEO Webnauts Олег Фролов
Webnauts, як і багатьом невеликим компаніям, на початковому етапі цілком вистачало програми Excel і штатного бухгалтера. Аж поки зі збільшенням кількості замовлень і працівників не виникла потреба в таск-менеджері з трекером часу. Тоді вибір компанії припав на Бітрікс24 — не досить свідоме, проте безплатне та популярне тоді рішення серед українського бізнесу. Ніде правди діти — крім використання системи всередині компанії команда розробників мала досвід інтеграції коробкового рішення із сайтами клієнтів. Конструктор не задовольняв потреби компанії та клієнтів на всі 100%, а доопрацювання під індивідуальні запити зазвичай призводило до сайтів «на костилях».
Так, операційка компанії трималася на Бітріксі, фінанси — все на тому ж Excel, а стратегічне планування — на чесному слові. Передбачати касові розриви та планувати розвиток бізнесу в умовах зростання не видавалося можливим. Аби це не стало причиною повернення на попередній етап замість того, щоб рухатися далі, був потрібен ефективний All-in-one інструмент.
24 лютого 2022-го все змінилося — компанія втратила більш як половину проєктів, і на заміну хворобі масштабування прийшов етап адаптації до умов повномасштабної війни. Webnauts відмовилися від усяких відносин з росією, зокрема використання Бітрікс24, та почали шукати нову систему для менеджменту проєктів. На щастя, менеджерити було що — команда зосередилась на аутсорсингу й активно працювала з поточними проєктами, поступово залучаючи нових західних клієнтів.
У відповідь на вторгнення рф і багаторічну експансію російських систем в українському бізнес-середовищі оживився і ринок програмного забезпечення ERP в управлінні проєктами. Так, компанія Webnauts натрапила на if.team і мігрувала на бета-версію сервісу акурат до дати закриття Бітрікс24 в Україні — 22 травня 2023 року. На той момент система мала всі функції для трекінгу часу та менеджменту проєктів і завдань.
Поки функціонал фінансової частини сервісу набирався сил, компанія Webnauts ще мала змогу попрацювати з онлайн-програмою для фінансового обліку Finmap. Однак для того, щоб побачити фінансову ситуацію кожного проєкту та всієї компанії на одному екрані, треба було постійно переносити та зводити дані до купи. Згодом, коли Webnauts повністю перевели фінанси до ERP в управлінні проєктами через систему if.team, у цьому потреби вже не було. Ба більше: технічна підтримка сервісу розробила скрипт для міграції бази даних з Finmap і допомогла швидко перенести фінансові дані в if.team ще на етапі онбордингу системи.
Я взагалі не люблю складнощів. Я не та людина, яка в менеджменті любить вибудовувати щось складне.
Здається, слова СЕО Webnauts Олега Фролова повністю співзвучні дизайн-концепції if.team, адже попри багатий функціонал ERP-система надзвичайно проста в підключенні, налаштуванні та менеджменті всього — завдань, ітерацій, проєктів, а також часу та бюджету на їхнє виконання.
Дещо менша від початку повномасштабної війни команда в 60+ працівників — офісних у Кривому Розі та віддалених у різних куточках світу — за 12 років аутсорсингової діяльності точно знала, що їй потрібно та де у неї «болить». А тому зі знанням справи протестувала систему на собі: швидко визначила слабкі місця та допомогла вдосконалити не лише функціональність, а й онбординг — процес першої взаємодії з if.team.
Завдяки простому та дружньому інтерфейсу системи онбординг не забрав багато часу — команда отримала запрошення на і-мейл і вбила відразу двох зайців: пройшла швидку реєстрацію в 3 кроки й у такий спосіб одразу заповнила профіль співробітника. Більше ніяких утомливих налаштувань — сервіс був повністю готовий до використання буквально за 15-20 хвилин:
Команда швидко розібралася зі звичними функціями та можливостями таск-менеджера в режимі списку, канбану, а згодом — і діаграми Ганта.
Завдяки тайм-трекеру кожен працівник мав змогу контролювати дедлайни, відстежувати прогрес і навіть винагороду за роботу в завданні чи проєкті згідно ставки або рейту:
Хоча до фінансового менеджменту компанія переходила поступово, вже на етапі бета-тестування проджект-менеджери могли швидко створювати проєкти за моделями Fixed price і Time-to-material, ділити їх на ітерації та контролювати фінансовий стан кожної з них у режимі реального часу:
Через пару місяців менеджери опанували ще декілька нових фінансових інструментів — Сash Flow, P&L, автоматичну калькуляцію витрат і багато інших фіч.
Так, команда Webnauts запустила в дію спочатку операційний, а згодом — і фінансовий менеджмент. Це дозволило компанії об’єднати проєктні команди, фінансові дані та операційні процеси в комфортному режимі без жодних збоїв у роботі.
Валідувавши ERP-cистему на своїй компанії, команда переконалася в її ефективності та оптимізувала всі ресурси проєктів у рамках однієї платформи. Згодом цінність сервісу підтвердять і поділяться своїм досвідом у наших наступних кейсах десятки інших компаній. Однак спочатку з’ясуємо, в чому полягає головна цінність if.team для команди Webnauts.
Через 14 місяців після запуску та впровадження сервісу, разом з численними оновленнями if.team, менеджери компанії Webnauts опановували все нові й нові функції, зокрема:
Зрештою if.team став для компанії не просто системою для менеджменту проєктів, а рішенням для комплексного управління бізнесом, зокрема трьох ключових напрямків:
Безумовно, головним інструментом, який став причиною впровадження ERP-системи if.team компанією Webnauts, став фінансовий трекер. Можливість зводити бюджети проєктів у пару кліків і бачити точну аналітику даних на одному екрані дозволяє економити час і зусилля менеджерів у 4,5 раза.
Якщо раніше зведення загального бюджету по всім проєктам займало 20-30 годин робочого часу менеджера, то функція бюджетування проєктів if.team дозволяє це робити за 5-6 годин. В грошовому еквіваленті компанія економить $250-$350 на місяць за ставки менеджера $10-$15 / годину. І це тільки на одному процесі!
Так, if.team став для команди Webnauts найкращим досвідом управління фінансами. У поєднанні з функціями ERP в управлінні проєктами система забезпечує не лише управління всіма аспектами бізнесу, а й економію до 75% на підписках інших додаткових програм. Завдяки комплексному підходу до ERP в управлінні проєктами Webnauts змогли оптимізувати операційні процеси та суттєво скоротити витрати.
Водночас функціональність if.team не перезавантажує інтерфейс користувача — мінімалістичний дизайн з різними режимами перегляду завдань, грошових потоків і лідів не тільки приємний, а простий у використанні. Зрозумілий, і тому ефективний інтерфейс сприяє продуктивності команд і полегшує доступ до аналітики менеджерам. Інтерактивні дашборди та графіки спрощують аналіз сухих даних і дозволяють оперативно реагувати на проблеми з термінами, співробітниками чи перевитратами.
Немалозначною перевагою if.team компанія відзначає можливість гнучко адаптувати систему до своїх специфічних потреб завдяки широким можливостям інтеграції та кастомізації. Технічна команда завжди відкрита до реалізації нових пропозицій, які згодом знаходять відгук у багатьох компаніях, орієнтованих на проєкти — вебстудіях, дизайн-агенціях, архітектурних і юридичних бюро тощо. Такий ефективний діалог зі своїми користувачами важко уявити зі службами технічної підтримки на кшталт ClickUp, Monday чи Trello.
Прагнете бачити повну аналітику компанії у взаємозв’язку з фінансами та іншими бізнес-процесами?
Позбавте себе від нудного зведення даних — отримуйте цінну аналітику та повну прозорість робочих потоків у режимі реального часу в ERP-системі if.team.
